MARIELLA RIVERA MALDONADO

CARGO: SECRETARÍA I

CÓDIGO: TI-05- 675-1

Art. 72º.- Depende jerárquicamente del Director de Gestión Administrativa y cumple las siguientes funciones.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir, controlar y archivar la documentación que ingresa de trámite documentario o que se genera en el Área.
b) Redactar documentos según las indicaciones del Jefe de Área.
c) Efectuar prioritariamente, el seguimiento de los documentos recepcionados del Ministerio de Educación, Contraloría General de la República, Defensoría del Pueblo y otras entidades, informando sobre su nivel de avance y cumplimiento.
d) Recibir y registrar los Proyectos de Resoluciones Directorales para la firma del Director de Gestión Administrativa, manteniendo en reserva y derivar a la oficina respectiva.
e) Realizar el seguimiento y control, orientar e informar al público usuario sobre la situación de la documentación que se encuentra en trámite en el Área.
f) Recibir las Resoluciones Directorales, manteniendo en reserva para su archivo.
g) Digitar la documentación que sea requerida por el personal del Área.
h) Orientar al público usuario, sobre el trámite de procedimientos administrativos que brinda el Área, en relación al MAPRO y los flujogramas.
i) Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal del Área, los recepciona, distribuye y realiza el control.
j) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y Recepcionar documentos vía fax o correo electrónico, en cumplimiento de las actividades del Área.
k) Llevar la agenda de reuniones del Director del Área.
l) Velar por el mantenimiento, seguridad y conservación del mobiliario, equipo y acervo documentario del Área.
m) Organizar y archivar la documentación importante para la Institución por un periodo de 10 años, años y otros de acuerdo a las normas vigentes, cuidando de su seguridad, conservación y confidencialidad.
n) Mantener relaciones cordiales y amables con los administrados.
o) Realizar otras funciones asignadas por el Director de Gestión Administrativa.