SILVIA FABIOLA MENA LUGO

CARGO: SECRETARÍA I
CÓDIGO: 444-05- 675-1

Art. 81.- Depende jerárquicamente del Director de Control Institucional y cumple las siguientes funciones.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:
a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir, controlar y archivar la documentación que ingresa de trámite documentario o que se genera en el Área.
b) Redactar documentos según las indicaciones del Jefe del Órgano de Control Institucional, con relación a los trabajos de labores de control, preparando la documentación para el despacho y firma del Jefe.
c) Efectuar prioritariamente, el seguimiento de los documentos recepcionados de la Contraloría General de la República, Defensoría del Pueblo y otras entidades, informando sobre su nivel de avance y cumplimiento.
d) Participar y prestar apoyo en la ejecución de los exámenes especiales, evaluaciones de estructuras de control interno y denuncias.
e) Realizar el seguimiento y control de la documentación tramitada, a través del Órgano de Control Institucional.
f) Organizar y archivar la documentación importante del Área por un periodo de 10 años y otros de acuerdo a las normas vigentes, cuidando de su seguridad, conservación y confidencialidad.

g) Orientar a los administrados sobre los trámites realizados y de los procedimientos que brinda el Área de Control Institucional.
h) Participar y prestar apoyo a las Comisiones de Auditoría.
i) Reportar a la Jefatura del Órgano de Control Institucional el consolidado de expedientes ingresados y su tratamiento, la falta de presentación de los papeles de trabajo de las acciones y actividades de control por parte de los Auditores y Abogados.
j) Organizar, clasificar y custodiar toda la documentación relacionada al sistema de Control Gubernamental, remitida a la Contraloría General de la República (EXSAGU).
k) Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para la Jefatura del Área, los recepciona y distribuye.
l) Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de trabajo para el Jefe y personal del Área.
m) Velar por el mantenimiento, seguridad y conservación del mobiliario, equipo y acervo documentario del Área.
n) Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros).
o) Realizar otras funciones asignadas por el Director de Gestión Administrativa.