BRIGIDA FIDENCIA MEJIA ORELLANO

SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN 
CARGO: SECRETARÍA II 
CÓDIGO: T2-05-707-2

FUNCIONES ESPECÍFICAS

a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y realizar el seguimiento y control de los documentos que .ingresan al despacho de la Dirección.
b) Elaborar, registrar, clasificar, distribuir y realizar el seguimiento y control de los documentos generados por el despacho de la Dirección.
c) Velar y controlar la distribución de los documentos a cada oficina de la Unidad de Gestión Educativa los documentos de su competencia.
d) Velar y controlar la distribución de documentos dirigidos a las Instituciones educativas del ámbito jurisdiccional procesados por las áreas.
e) Tomar dictado, redactar según las indicaciones del Director, digitar la correspondencia, preparar la documentación para el despacho y presentarla para la firma de la dirección.
f) Emitir, registrar y cursar al personal de las áreas de la Sede, instituciones educativas, centros o programas de Educación Básica Y CETPROS, a las instancias superiores, los memorandos, oficios, solicitudes y otros documentos, con la aprobación del Director de la UGEL Aija.
g) Computarizar el registro de expedientes y redactar resoluciones, controlando el estado actual respectivo.
h) Coordinar actividades de apoyo administrativo y secretaria! a los Jefes de cada Área.
i) Gestionar el estampado de los sellos con el visto bueno o firmas del personal autorizado de la Sede, en las resoluciones directorales, directivas, instructivos u otros documentos, generados por la Dirección.
j) Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean requeridos por el Director.
k) Organizar y mantener actualizado el archivo del Área, de acuerdo a las normas vigentes, cuidando y estableciendo la seguridad, conservación y confidencialidad.
l) Archivar la documentación observando las normas correspondientes.
m) Registrar y tener actualizado en físico y virtual los documentos de trámite ingresados, para su seguimiento y control de acuerdo al TUPA y otras normas de procedimientos administrativos. Asimismo, requerir e informar de ello.
n) Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal del Área. Los recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.
o) Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documentario y mantiene actualizado el inventario correspondiente.
p) Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de trabajo con las indicaciones del Director.
q) Elaborar el consolidado de producción estadística de  los documentos ingresados al despacho, así como de los egresados .
r) Tomar nota mediante fa taquigrafía y escrita en acta, sobre los diálogos o reuniones autorizadas por el Director.
s) Tener un archivo por separado de los documentos. inherentes las acciones de cada uno de los trabajadores de las áreas respectivas. Asimismo, realizar el seguimiento y control de los documentos generados o emitidos por las áreas respectivas para ser entregados al usuario.
t) Elaborar e informar oportunamente sus documentos de gestión como: Plan Anual de Trabajo, Reporte de Actividades Mensuales e
Informe Trimestral de Gestión.
u) Solicitar los documentos de gestión de cada Jefatura respectiva (Plan Anual de Trabajo o, Reporte de Actividades Mensuales, Informe Trimestral de Gestión y otros documentos afines). Consolidarlos adecuadamente y remitirlos oportunamente.
v) Participar en la formulación y elaboración de los documentos de gestión de la dirección como: Plan Anual de Trabajo o Plan Operativo, Reporte de Actividades Mensuales, Informe Trimestral de Gestión y otros documentos afines.
w) Elaborar la estadística de sus acciones o actividades relevantes de productividad.
x) Mantener actualizado el directorio de las Entidades y de las Instituciones Educativas.
y)Cautelar el orden, limpieza, mobiliario y materiales de oficina y conservación de los mismos.
z) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y recepcionar documentos vía fax, registro correspondiente, en cumplimiento de las actividades de la Dirección.